Tenir les cartes et les forfaits de vos élèves

Comment créer une carte ou un forfait ?

Dans « Ma fiche », « Cours et stages », « Cartes et forfaits » : « Créer une carte » ou « Créer un forfait ». Un brouillon se prépare sans abonnement.

• Une carte : un nom (ekyde propose « Carte de 12 séances »), un nombre de séances de 1 à 100, sa validité, les cours couverts et un prix affiché facultatif.
• Validité : un nombre de mois après la vente (de 1 à 60), jusqu’à une date fixe, ou sans limite.
• Cours couverts : reprises, baby poney, promenades, baptêmes, cours particuliers, au choix.
• Un forfait : annuel, trimestriel ou mensuel, lié à une inscription à l’année. Il se crée au même endroit.
• Le prix est affiché aux familles ; ekyde n’encaisse rien.
• Un type est « Brouillon », « Vendable » ou « Archivé ». Seul un type vendable s’enregistre dans une vente ; un type archivé ne se vend plus, mais ses cartes restent. Modifier un type ne change jamais les cartes déjà vendues.

Comment enregistrer une vente ?

Sur la fiche d’un élève, dans la carte « Carte » : « Vendre une carte ». Dans « Réglages », « Cartes vendues », « Vendre une carte » demande d’abord à qui. Cela exige un abonnement en cours et au moins un type vendable. Une carte à renouveler se vend aussi depuis « À faire », par « Renouveler ».

• « À qui ? » : une carte se vend à une personne de l’établissement, au nom d’un seul cavalier : un élève, ou un cavalier de passage, qui ne devient pas élève pour autant.
• « Quelle carte ? » : le type vendable de votre choix.
• « Déjà réglée à l’écurie » : un interrupteur, sans montant. Éteint, la carte est « À régler ». ekyde ne touche à aucun paiement.
• La vente est enregistrée à la date du jour.

La date d’expiration est calculée et figée le jour de la vente. Si l’élève avait des séances dues, elles sont décomptées de la carte neuve d’abord, la plus ancienne en premier.

Comment ekyde décompte-t-il les séances ?

Une séance couverte par une carte est décomptée une seule fois. Réserver ne décompte rien.

• À la clôture de la séance, trente minutes après sa fin, chaque cavalier présent dont la séance est couverte par une carte est décompté. Un absent sans prévenir l’est aussi si votre règle des absences hors délai le prévoit.
• Une absence annoncée trop tard est décomptée au moment où elle est annoncée, si votre règle le prévoit.
• Corriger une marque d’appel pendant votre délai de correction écrit le mouvement inverse : rien n’est jamais effacé.
• L’« Historique » de la carte liste chaque mouvement : vente, séance décomptée, séance rendue, correction, prolongation, expiration. Voir faire l’appel.

ekyde n’affiche pas encore l’historique d’une carte aux familles : leur solde se lit au moment de réserver.

Comment corriger, prolonger ou annuler une carte ?

Depuis la page de la carte : dans « Réglages », « Cartes vendues », touchez la carte, puis « sa page » ; ou, sur la fiche de l’élève, dans la carte « Carte », « sa page ».

• « Corriger la carte » : ajouter ou retirer des séances, avec un motif (geste commercial, erreur de saisie, autre) et une note de 140 caractères au plus. Une carte ne passe jamais sous zéro séance.
• « Prolonger la carte » : vous choisissez une nouvelle date. Une validité ne se raccourcit jamais.
• « Annuler cette carte » : possible tant qu’aucune séance n’est décomptée. Elle reste au registre.
• « Marquer comme réglée » ou « Remettre à régler » change la case de règlement. Depuis « À faire » ou la fiche, « Marquer réglée » le fait d’un seul geste.

Comment suivre mes cartes ?

« Réglages », « Cartes vendues » liste les cartes vendues avec leur solde et leur état : active, expirée, annulée. Quatre filtres, chacun avec son nombre : « Toutes » et trois alertes.

• « À régler » : les cartes dont la case n’est pas cochée.
• « Presque épuisées » et « Expirent bientôt » : selon les seuils de vos règles de cours (nombre de séances restantes, nombre de jours avant l’expiration).
• Une carte à régler, presque épuisée ou qui expire bientôt remonte d’elle-même dans « À faire », sur l’écran « Élèves » : « Marquer réglée » ou « Renouveler ».
• À la date limite, ekyde passe la carte à « expirée » : ses séances restantes sont perdues, sauf prolongation. La famille est prévenue avant, par un e-mail facultatif.

Que faire quand un élève n’a plus de séance ?

Votre règle « Carte épuisée » décide : refuser la réservation, ou l’accepter avec la mention « séance due ».

• Une séance due n’est décomptée d’aucune carte pour l’instant ; la famille et vous en êtes prévenus, vous dans l’application.
• Vendez une carte à l’élève, ou faites régler la séance à l’unité : la vente suivante reprend les séances dues.