Faire l’appel et tenir vos séances au jour le jour

Où trouver la séance à faire ?

Dans « Planning » (le lire), touchez la séance pour l’ouvrir. Le gérant la trouve aussi dans « Aujourd’hui », sous « Cours du jour », avec le bouton « Faire l’appel » suivi de l’heure de la prochaine séance.

• La liste de la séance donne, pour chaque cavalier, le prénom, l’initiale du nom, l’âge, le niveau et des repères en mots (première séance, essai, rattrapage, avec son cheval, séance due), l’équidé attribué et les absences annoncées.
• « À surveiller », dans « Aujourd’hui », signale un appel non fait, un montoir à compléter et les alertes de travail.
• Qui peut faire l’appel : le gérant et le secrétariat, pour toutes les séances ; un moniteur ou un coach intervenant, pour les siennes ; un encadrant en formation, pour celles où il est nommé avec un enseignant, jamais seul. « Qui fait quoi », dans « Équipe », donne le détail.

Comment faire l’appel ?

Tous les cavaliers attendus sont présents par défaut. Vous touchez un cavalier pour le passer « Absent », et vous le retouchez pour le remettre « Présent » : un geste chacun.

• L’appel s’ouvre une heure avant la séance. Avant, l’écran l’indique.
• Le compte des présents et des absents reste visible dans la barre du bas.
• Un cavalier qui avait prévenu de son absence figure en bas, sous « Absences annoncées ».
• Faire l’appel, ajouter un venu, attribuer un équidé, annuler et regrouper exigent un abonnement en cours : voir votre abonnement.

Que se passe-t-il à la fin de la séance ?

Trente minutes après la fin, ekyde clôt la séance : ceux qui sont présents le restent, un cavalier coché absent sans absence annoncée devient « Absent sans prévenir », et les décomptes de cartes sont écrits. Voir tenir les cartes.

• Pendant le délai de correction fixé dans vos règles de cours, vous corrigez un cavalier d’un geste, de présent à absent ou l’inverse. La carte reçoit le mouvement inverse si besoin.
• Ce délai passé, l’écran dit « Le délai de correction est passé : demandez au gérant ». La carte, elle, se corrige depuis sa fiche.
• Si une marque d’appel faite sans réseau est refusée au retour du réseau, vous en êtes prévenu dans l’application.

Comment faire l’appel sans réseau ?

À chaque fois que vous ouvrez la séance, le montoir ou « Aujourd’hui » avec du réseau, ekyde garde la liste du jour sur votre téléphone. Si le réseau manque ensuite, il ouvre cette liste, et l’appel reste possible.

• Chaque geste est gardé sur le téléphone. L’écran dit « Enregistré sur ce téléphone — envoi au retour du réseau », jamais un succès supposé : les marques partent d’elles-mêmes quand le réseau revient.
• Seul l’appel marche sans réseau : rien d’autre ne s’écrit.
• Le téléphone ne garde que le prénom, l’initiale du nom, l’âge, les repères et l’équidé attribué, sans date de naissance, adresse ni numéro de téléphone. Tout est effacé à la déconnexion, et au plus tard le lendemain à 3 h.
• Si deux téléphones marquent le même cavalier, la marque faite en dernier fait foi.

Un élève arrive sans réservation : que faire ?

Sur la séance du jour, « Ajouter un venu sans réservation » : vous cherchez l’élève, vous choisissez sa carte ou l’unité réglée sur place, puis « Ajouter à la séance ».

• Si la séance est complète, cochez « Ajouter une place à la séance » : la capacité monte de un, de façon tracée.
• Hors des bornes d’âge ou de niveau, une case permet de l’accueillir quand même ; la dérogation est tracée.
• Cet ajout ne se fait jamais sans réseau.

Comment attribuer un équidé à chaque cavalier ?

Depuis la séance, « Montoir » : pour chaque cavalier, « Choisir un équidé » puis « Changer » si besoin. ekyde propose, il n’attribue jamais à votre place.

• Les équidés proposés sont d’abord l’équidé attitré de l’inscription, puis celui que le cavalier monte d’habitude, puis les équidés libres du bon type, du moins chargé au plus chargé, chacun avec un repère et l’effet du choix.
• Un niveau trop bas, une restriction contraire à la séance ou un seuil de travail dépassé s’affichent en avertissements, jamais en blocage. Seuls sont refusés un équidé déjà dans une séance au même moment et un équidé déclaré indisponible.
• Déclarer un équidé indisponible dans « Cavalerie » le retire des séances de la période : elles passent en « montoir à compléter » et l’enseignant est prévenu.

Comment annuler, maintenir autrement ou regrouper une séance ?

Sur la séance : « Annuler ou maintenir autrement » ou « Regrouper avec une autre séance ». L’écran d’annulation dit d’abord l’effet pour les familles.

• Annuler : un motif (orage, canicule, gel, vent, sol impraticable, enseignant absent, effectif insuffisant, chasse, alerte sanitaire, fermeture exceptionnelle, autre) et une note de 140 caractères au plus, sans information de santé. Chaque famille reçoit ce que votre règle prévoit. « Offrir aussi un rattrapage cette fois » donne plus que la règle, jamais moins.
• Les familles sont prévenues tout de suite, par e-mail et dans l’application ; un essai annulé n’est jamais compté.
• Maintenir autrement : en manège, en cours théorique, en travail à pied ou en soins aux poneys. Ce n’est pas une annulation : rien n’est décompté ni rendu.
• Regrouper (gérant et secrétariat seulement) : toutes les places d’une séance passent dans une autre séance du même jour, tout ou rien, et la première est annulée avec le motif « regroupée ». Aucune place n’est perdue, donc aucun rattrapage ni décompte.