Créer vos cours : saison, règles, reprises et séances

Par où commencer ?

Le gérant y entre par « Ma fiche », puis la carte « Cours et stages » : ses rubriques sont « Reprises », « Stages et événements », « Cartes et forfaits », « Saison » et « Règles ». L’ordre à suivre : une saison, vos règles de cours, puis vos reprises.

• Tout se prépare sans abonnement, en brouillon. Publier une reprise et recevoir des cavaliers exigent un abonnement en cours : voir votre abonnement.
• Les droits suivent « Qui fait quoi », dans « Équipe » : le gérant et le secrétariat pour toute l’offre ; un moniteur ou un coach intervenant pour ses seules reprises. Seuls le gérant et le secrétariat publient.

Comment créer la saison ?

Dans « Saison » : un nom (« Saison 2026-2027 »), le premier et le dernier jour. Vos reprises se rangent dans une saison.

• Treize mois au plus, et jamais deux saisons qui se chevauchent. Une saison en cours et la suivante, pas davantage.
• « Dupliquer vers la saison suivante » copie vos reprises en brouillon. « Clôturer » archive les reprises de la saison, une fois sa dernière séance passée.
• Vous déclarez aussi vos jours fermés chaque semaine, les jours fériés fermés et vos fermetures datées : aucune séance n’est produite ces jours-là, sauf une date que vous maintenez.
• Le calendrier des vacances scolaires n’est pas encore importé dans ekyde : ekyde ne retire aucune séance pour les vacances de lui-même. Retirez les dates à la main, ou déclarez une fermeture.

Pourquoi valider mes règles de cours ?

Parce que vos cavaliers les lisent avant de réserver ou de s’inscrire. Tant qu’elles ne sont pas validées, aucune reprise ne s’ouvre à la réservation en ligne ni aux demandes d’inscription.

• Dans « Règles », ekyde propose des valeurs : relisez-les, changez-les, puis « Je valide mes règles de cours ». Le gérant et le secrétariat le font.
• Elles couvrent les absences et les rattrapages, la séance annulée par l’établissement, la réservation, les cartes, les rappels, le montoir et l’appel, les cours particuliers et les demandes des familles.
• « Ce que lit le cavalier » affiche les phrases que vos cavaliers verront, produites depuis vos réglages.
• Un changement vaut pour les nouvelles réservations et inscriptions ; les inscriptions en cours gardent leurs conditions jusqu’à la fin de la saison.

Comment créer une reprise ?

Dans « Reprises », « Nouvelle reprise » ouvre un assistant en sept étapes : Format, Public, Quand, Où et avec qui, Sécurité, Ouverture, Récapitulatif. « Enregistrer le brouillon » garde ce que vous avez fait.

• Quatre formats : cours collectif, baby poney, promenade, baptême. Une promenade ou un baptême n’apparaît à la réservation que si vous l’ouvrez à l’étape « Ouverture » : séance à l’unité, pour tous ou pour vos élèves, ou séance d’essai.
• À l’étape « Ouverture », vous choisissez comment on s’y inscrit : inscription à l’année sur demande (cours collectif et baby poney), séance à l’unité pour vos élèves, séance à l’unité pour tous, séance d’essai, ouverture aux rattrapages. Les prix sont affichés : rien ne se paie sur ekyde.
• Le récapitulatif compte les séances de la saison et dit ce qui manque pour publier : le poids maximal si l’établissement fournit la monture, le casque prêté pour un essai, une promenade ou un baptême, et les prix selon l’ouverture.

Comment publier une reprise ?

Avec « Publier », sur la page de la reprise : toutes les séances de la saison, à venir, sont créées d’un coup.

• Chaque séance tenue dans une installation de votre fiche, carrière ou manège, l’occupe. Si l’installation est déjà prise à l’une de ces heures, rien n’est enregistré : choisissez une autre heure ou une autre installation.
• Une reprise publiée apparaît sur votre fiche, dans « Cours et balades », avec l’état de ses séances en mots.
• Quand l’abonnement prend fin, vos reprises publiées repassent en brouillon ; leurs séances et leurs places sont maintenues. « Publier » les remet en ligne.

Comment changer une reprise déjà publiée ?

« Modifier à partir du… » change le jour, l’heure, le lieu, l’enseignant, la capacité, le niveau, l’âge, les montures ou l’ouverture des séances à venir à partir d’une date ; les séances d’avant restent telles quelles. Le format et la saison d’une reprise publiée ne changent pas.

• « Voir les séances » permet de retirer une date, d’en ajouter une, ou d’ajouter une séance en plus, hors calendrier. Une date où des cavaliers sont déjà inscrits ne se retire pas : passez par l’annulation d’une séance.
• Sur une séance, « Changer cette séance » modifie sa capacité, son heure, son lieu ou son enseignant. La capacité ne descend jamais sous le nombre de places prises.
• « Dupliquer en brouillon » copie la reprise vers un autre jour ou une autre heure. « Archiver » la retire : tant que des cavaliers sont inscrits à des séances à venir, arrêtez d’abord leurs inscriptions.