Décider des inscriptions à l’année et suivre vos élèves

Où arrivent les demandes d’inscription ?

Dans « Élèves », « À faire », rubrique « Demandes » : une ligne par demande, avec « Répondre ». La fenêtre montre le prénom et l’initiale du nom, l’âge, les reprises demandées dans l’ordre, la formule, la date de début souhaitée et le mot de la famille.

• Une demande arrive aussi dans vos notifications et par e-mail. Si elle reste sans réponse, ekyde vous relance trois jours, puis sept jours après son envoi.
• Une demande à laquelle la famille doit répondre (une autre reprise proposée, un essai suggéré) passe dans la rubrique « En attente de la famille ».
• La page des inscriptions range les demandes en quatre rangées : « À traiter », « Réponse attendue », « Liste d’attente » et « Traitées ». Elle s’ouvre par le lien d’une notification, ou par « Ouvrir la demande » quand l’acceptation demande un remède (une séance complète, par exemple).
• Les familles qui demandent à devenir élèves ne sont pas ici : voir vos élèves.
• Le gérant et le secrétariat répondent. Sans abonnement en cours, vous ne pouvez ni accepter, ni proposer, ni refuser : voir votre abonnement.

Comment répondre à une demande ?

Dans la fenêtre « Répondre », par l’un des cinq gestes. Vous pouvez y joindre un message de 300 caractères au plus, que la famille lit avec votre réponse. La famille est prévenue dans ekyde et par e-mail.

• « Accepter l’inscription » dans la reprise demandée en premier : l’inscription crée une place dans chaque séance à venir de la reprise, depuis la date de début.
• « Proposer une autre reprise » : vous choisissez une autre reprise de la saison et vous la proposez à la famille, qui accepte ou refuse. Sur la page des inscriptions, vous pouvez aussi inscrire le cavalier tout de suite dans cette autre reprise.
• « Un essai d’abord » : la famille est invitée à réserver une séance d’essai ; la demande reste ouverte.
• « Liste d’attente » : la demande reste ouverte, sans place retenue ; la famille ne voit aucun rang.
• « Refuser » : vous choisissez un motif (reprise complète, niveau, âge, horaires, autre raison) et vous écrivez un message, obligatoire : la famille le lit. N’y écrivez aucune information de santé.

Que se passe-t-il si une séance est complète ?

Accepter est tout ou rien : si une seule séance à venir est complète, rien n’est enregistré. La fenêtre vous le dit et vous envoie vers la page de la demande (« Ouvrir la demande »), qui liste les séances qui bloquent.

• « Ajouter une place à ces séances » augmente leur capacité, de façon tracée ; vous acceptez ensuite de nouveau.
• « Commencer plus tard » choisit une date de début après la dernière séance complète.

Puis-je inscrire un élève moi-même ?

Oui : sur la fiche de l’élève, « Inscrire à une reprise ». Vous choisissez la reprise et, si vous avez des forfaits, la formule (un forfait, ou « À la carte »). L’inscription commence aujourd’hui ; si une place manque, rien n’est enregistré et la fenêtre propose de commencer plus tard.

• C’est la même règle, tout ou rien. La famille liée à la fiche reçoit la confirmation ; sans compte lié, rien ne part.
• Si le cavalier sort des bornes d’âge ou de niveau de la reprise, « Inscrire quand même » le permet : la dérogation est tracée dans votre journal.

Comment changer, suspendre ou arrêter une inscription ?

Depuis la fiche de l’élève : « Plus », puis « Inscriptions à l’année ». La famille est prévenue à chaque fois.

• « Changer de reprise » : l’inscription s’arrête la veille de la date choisie et recommence ce jour-là dans l’autre reprise, en une seule opération.
• « Suspendre » : entre deux dates, sans motif. Les places de la période sont rendues, sans absence ni rattrapage ; l’inscription reprend le lendemain de la dernière date. « Reprendre plus tôt » raccourcit la suspension.
• « Arrêter » : vous choisissez le dernier jour suivi. Les séances suivantes sont rendues, et la feuille signale les demandes qui attendent une place dans cette reprise. L’inscription ne reprend pas ensuite : on en refait une.
• ekyde ne calcule et n’affiche aucun remboursement : il tient les séances, vous réglez l’argent avec la famille.
• « Marquer comme réglé » et « Remettre à régler » tiennent une case sans montant, sur chaque inscription au forfait.

Comment accorder un rattrapage ?

Sur la fiche de l’élève : « Plus », puis « Accorder un rattrapage ». C’est un geste sans motif : il ne compte pas dans votre limite de rattrapages.

• Sa date limite est celle de vos règles, sauf si vous en choisissez une autre, entre aujourd’hui et la fin de la saison.
• La famille liée à la fiche en est prévenue. Les rattrapages à utiliser se lisent aussi dans la carte « Cours » de la fiche.