Vos élèves : fiches, invitations, lien d’inscription, demandes

Où retrouver mes élèves ?

Dans « Élèves », dans votre espace (gérant et secrétariat). Un seul écran : une liste, une ligne par élève, avec son âge et ses groupes. Un repère n’apparaît que s’il y a quelque chose à dire : « Carte à régler », « Invitation envoyée le … », « Carte : reste 2 », « Carte : expire le … », « Sans compte » ou « Archivée ».

• La recherche filtre en tapant, sur les noms et les groupes, sans tenir compte des accents ni des majuscules. « Filtrer » ajoute le groupe, le compte ekyde (lié ou non) et, pour un gérant qui coache lui-même, l’origine de la personne.
• Les deux puces sous le titre, « Élèves » et « De passage », changent la liste sur place. Les cavaliers de passage sont décrits plus bas.
• Un clic ou un toucher sur une ligne ouvre la fiche : à droite de la liste sur un grand écran, en page sur téléphone. « Fiche complète » l’ouvre en grand.
• « Réglages », en haut à droite, rassemble ce qui se règle une fois : les groupes, les cartes vendues, les autorisations et les pièces, le lien d’inscription et le modèle de mention.
• Un groupe est une étiquette, comme « Compétition » : un cavalier peut être dans plusieurs groupes, et sa famille les lit dans « Vos groupes », sans pouvoir les modifier. Vous créez, renommez, rangez, archivez ou supprimez les groupes dans « Réglages », « Groupes » ; ceux d’une reprise se remplissent tout seuls.
• Sans abonnement actif, vous lisez tout et vous ne modifiez rien, hors la fin d’un suivi et la réponse à une demande d’effacement : l’écran vous mène à l’abonnement. Tant que la liste est vide, la carte « Vos élèves apparaîtront ici » propose aussi « Voir la démo » : l’écran rempli d’élèves inventés, où vous pouvez tout essayer. Rien n’y est enregistré ni envoyé à personne, et « Quitter la démo » vous rend votre écran.

Qu’est-ce que « À faire » ?

Ce qui attend un geste de l’écurie, une ligne chacun, en trois rubriques : « Demandes » (devenir élève, inscription à l’année, effacement demandé par une famille), « Cartes et invitations » et « En attente de la famille ». Sur un grand écran, c’est la colonne de droite quand aucune fiche n’est ouverte ; sur téléphone, un bandeau « N choses à faire » qui s’ouvre en fenêtre. Quand rien n’attend, l’écran le dit.

• « Répondre » ouvre la demande dans une fenêtre : voir plus bas. Pour un effacement, il ouvre l’écran de réponse du gérant (les données de vos élèves).
• « Marquer réglée » note d’un seul geste qu’une carte est payée à l’écurie.
• « Renouveler » (carte presque épuisée ou qui expire bientôt) ouvre la fiche avec la fenêtre « Vendre une carte ».
• « Renvoyer » (invitation restée sans réponse depuis 7 jours) ouvre la fiche avec la fenêtre d’invitation.

Comment ajouter un élève ?

« Ajouter un élève », en bas de l’écran, ouvre une fenêtre. Pour un élève : le prénom, le nom, la date de naissance et, si vous voulez inviter la famille tout de suite, l’adresse e-mail de la personne ou de son responsable. Le niveau que vous reconnaissez et la licence se complètent ensuite sur la fiche (« Plus », « Niveau reconnu et licence »), vos notes dans la carte « Notes de l’écurie » (1 000 caractères au plus).

• Rien n’est partagé avec la famille tant qu’elle n’a pas accepté d’être rattachée.
• Les notes sont lisibles par l’élève ou sa famille : n’y écrivez ni information de santé ni jugement sur la personne.
• Pensez à informer l’élève ou sa famille que vous tenez cette fiche : ekyde l’héberge pour vous, vous en répondez. Voir les données de vos élèves. Le modèle de mention à lui remettre se trouve dans « Réglages », « Modèle de mention ». Les papiers que vous lui demandez se règlent dans « Réglages », « Autorisations et pièces » : voir papiers de vos élèves.

Qui sont les cavaliers de passage ?

Des personnes venues chez vous sans être élèves : un essai, une séance, un stage. Elles se lisent sous la puce « De passage », sans fiche d’élève ni invitation, et vous pouvez en ajouter une vous-même après un appel (« Ajouter un élève », puis « Un cavalier de passage »). Tout ce qu’on lit sur elles, ce qu’on peut en faire et comment les effacer : voir cavaliers de passage.

Comment inviter une famille à rattacher son profil ?

Sur la fiche, « Inviter la famille » (il faut l’adresse e-mail du responsable) ; « Renvoyer l’invitation » quand elle est déjà partie. L’invitation vaut 14 jours, et renvoyer une invitation remplace la précédente. La famille l’accepte avec un compte de cette adresse : elle choisit le profil à rattacher et lit ce qui sera partagé avant de confirmer.

Une fois le profil rattaché, la fiche affiche « Compte lié depuis … ». L’identité et les contacts viennent alors du profil de la famille, qu’elle tient à jour ; vous gardez vos champs : niveau reconnu, licence, groupes et notes.

Comment fonctionne le lien d’inscription ?

« Partager mon lien », en bas de l’écran : « Activer mon lien » crée un lien secret, que vous copiez puis partagez par message ou sur une affiche. Les familles qui l’ouvrent demandent à devenir élèves ; vous acceptez ou non.

• La page du lien montre seulement le nom de votre établissement et sa commune. Une personne non connectée doit d’abord se connecter ou créer un compte.
• « Copier le lien » copie l’adresse. « Remplacer le lien » fait cesser l’ancien tout de suite ; les demandes déjà reçues restent.
• Dans « Réglages », « Lien d’inscription », « Lien actif » interrompt le lien : la page dit alors que l’établissement n’accueille pas de nouveaux élèves pour le moment.
• « Recevoir des demandes depuis ekyde » est coché au départ : il décide si votre établissement est proposé dans « Rejoindre une écurie », côté famille.
• Le lien ne s’active qu’avec l’abonnement.

Comment répondre à une demande pour devenir élève ?

Dans « À faire », rubrique « Demandes » : une ligne par demande, avec « Répondre ». La fenêtre montre le nom et l’âge du cavalier, la personne qui demande avec ses coordonnées et son mot. Sans réponse, une demande prend fin au bout de 30 jours.

• Accepter : un geste, avec, si vous le voulez, un message de 300 caractères au plus. Une nouvelle fiche naît de l’identité du profil.
• Rattacher à une fiche existante : vous choisissez la fiche ; les fiches qui ressemblent sont signalées, jamais fusionnées d’office. Vérifiez que la demande vient bien de la famille de cet élève : elle verra tout ce que vous tenez sur lui.
• Refuser : un message est obligatoire (300 caractères au plus ; trois phrases toutes prêtes sont proposées ; n’y écrivez aucune information de santé). La famille lit que vous n’avez pas accepté sa demande, votre message, et la date à partir de laquelle elle peut redemander : 7 jours, ou 30 jours si vous aviez déjà refusé ce cavalier dans les 90 jours précédents. Vous ne réglez pas ce délai.

La famille est prévenue de votre réponse, dans ekyde et par e-mail, avec votre message. Pour une inscription à l’année, voir décider des inscriptions.

Comment mettre fin au suivi d’un élève ?

Sur la fiche, « Plus », puis « Ne plus suivre » : le lien prend fin tout de suite ; sa famille est prévenue et vous gardez la fiche, en archive. La famille peut aussi quitter l’établissement de son côté, et vous en êtes prévenu. Une fiche sans lien se range avec « Archiver l’élève » et se rouvre avec « Rétablir la fiche ».

Que se passe-t-il si mon abonnement s’arrête ?

Les outils élèves passent en lecture seule : vous lisez vos listes et vos fiches, vous ne les modifiez plus, mais vous pouvez toujours mettre fin au suivi d’un élève et répondre à une demande d’effacement. Le lien d’inscription est suspendu, et les invitations et demandes en attente prennent fin ; les familles concernées en sont prévenues. Les liens existants restent. Voir votre abonnement.