Papiers de vos élèves : autorisations, règlement et pièces

Où régler ce que vous demandez aux familles ?

Dans « Élèves », « Réglages », « Autorisations et pièces ». Quatre cartes : « Règlement intérieur », « Autorisations demandées », « Venir chercher l’enfant » et « Pièces à remettre en main propre ». Chaque geste s’enregistre tout de suite.

Le gérant et le secrétariat peuvent les modifier, tant que l’abonnement est actif et que le gérant a accepté le contrat de sous-traitance des données. Sinon, tout se lit et rien ne se change : voir votre abonnement.

Quelles réponses une famille donne-t-elle ?

Une fois par saison (du 1er septembre au 31 août), avant la première inscription :

• pour un mineur : le règlement (si vous en avez publié un), l’autorisation de pratique, l’autorisation d’intervention en cas d’urgence, l’information sur l’assurance et le droit à l’image ;
• pour un adulte : le règlement (si publié), l’information sur l’assurance et le droit à l’image.

L’écran de réglage dit, pour chaque texte, s’il est « Exigée pour inscrire » (la pratique, l’urgence, l’assurance) ou une « Réponse libre de la famille, sans effet sur l’inscription » (le droit à l’image, un oui ou un non). Le règlement, quand il existe, est exigé lui aussi.

Chaque réponse garde le compte qui l’a donnée, la date, la saison et la version exacte du texte lu. Elle ne se réécrit jamais : un changement ajoute une ligne.

Comment publier ou modifier votre règlement ?

« Écrire le règlement » (puis « Modifier ») ouvre une fenêtre : votre texte, de 1 à 20 000 caractères. Le règlement est toujours le vôtre, ekyde n’en propose pas. « Publier » enregistre la première version.

Dès la deuxième, la fenêtre demande « Que change cette version ? » et vous devez choisir :

• « Correction mineure » : rien n’est redemandé aux familles ;
• « À relire par les familles » : la case est redemandée à la prochaine inscription et les familles liées sont prévenues.

Chaque version est gardée ; la carte dit « Version du … », avec « à relire par les familles » le cas échéant. Sans règlement publié, les familles n’ont rien à lire et la case n’existe pas.

Comment adapter les textes des autorisations ?

Pour la pratique, l’urgence, le droit à l’image et l’assurance, les familles lisent par défaut le « Texte d’ekyde » : une trame, pas encore relue par un avocat, que vous pouvez remplacer par la vôtre.

• « Écrire mon texte » part du modèle : changez ce que vous voulez, puis publiez.
• « Utiliser mon texte » et « Reprendre le texte d’ekyde » passent de l’un à l’autre.
• Les familles liront le vôtre ; les réponses déjà données gardent l’ancien texte.

Comment tenir la liste des pièces à remettre ?

Dans « Pièces à remettre en main propre », écrivez une pièce (60 caractères au plus) puis « Ajouter », ou touchez une proposition : « Fiche de renseignements », « Fiche sanitaire de liaison », « Certificat médical », « Attestation d’assurance », « Autorisation de sortie ». Vingt pièces au plus par saison.

Aucun fichier n’est jamais déposé sur ekyde : les familles vous remettent les pièces de la main à la main. « Retirer », à côté d’une pièce de la liste, la retire de la liste : les réceptions déjà notées ne se lisent plus pour la saison, rien n’est effacé.

Comment noter qu’une pièce est reçue, ou se corriger ?

Sur la fiche de l’élève, dans la carte « Papiers de la saison », « Pièces à remettre en main propre » : « Marquer reçue » note la réception à la date du jour. La famille voit la liste et l’état de chaque pièce (« À remettre à l’écurie » ou « Reçue le … »).

Si vous vous êtes trompé, « Retirer », à côté de « Reçue le … », ouvre « Retirer la réception ? » : la pièce redevient « À remettre », et ekyde garde la trace de la réception et de son retrait. Ne le confondez pas avec « Retirer » de la liste des pièces, dans « Réglages ». Le gérant et le secrétariat peuvent noter et retirer, avec un abonnement actif.

Comment voir où en est une famille ?

Sur la fiche, la carte « Papiers de la saison » dit en tête « Pas encore remplis par la famille » ou « Remplis le … », avec le nombre de pièces à remettre. Chaque ligne dit « Donnée le … », « Lu le … » (le règlement), « Autorisé le … » (le droit à l’image), « Refusé le … », « À relire » ou « Pas encore remplie ». Une famille dont le compte n’est pas lié ne peut rien cocher : seules les pièces se notent.

Une autorisation de pratique ou d’urgence retirée par la famille compte comme manquante. Vous en êtes prévenu, gérant comme secrétariat, et c’est à vous de décider de ce qui se passe pour ses inscriptions en cours. Un droit à l’image retiré vaut pour l’avenir.

Que change « Venir chercher l’enfant » ?

Pour un mineur dont le compte est lié, la famille est toujours invitée à donner un téléphone en cas d’urgence. L’interrupteur « Personnes autorisées à venir chercher l’enfant », éteint au départ, ajoute deux réponses : jusqu’à quatre personnes autorisées (prénom, nom, téléphone) et, dès 12 ans, « peut repartir sans adulte ».

Vous les lisez sur la fiche, dans « Réponses de la saison ». Elles s’effacent le 30 septembre qui suit la saison ; la famille prévient les personnes citées que leurs coordonnées vous sont transmises. Éteindre l’interrupteur ne les montre plus sur la fiche ; elles s’effacent à la même date.

Et pour un cavalier qui n’est pas élève ?

Une personne qui réserve une séance sans être élève donne, au moment de réserver, les papiers de cette venue : le règlement (si publié), pour un mineur la pratique et l’urgence, l’information sur l’assurance (pas le droit à l’image), et une personne à prévenir. Vous les lisez sur sa fiche de passage, dans « Papiers de sa venue » et « Identité et sécurité » ; « Effacer ce qui a été partagé » les supprime. Voir vos élèves et les données de vos élèves.