Les données de vos élèves : vous en répondez, ekyde les héberge

Qui répond des données d’un élève ?

Vous. Pour les fiches que vous tenez sur vos élèves, vous êtes le responsable de traitement : vous décidez de ce que vous y inscrivez et pour combien de temps. ekyde les héberge pour votre compte, selon le contrat de sous-traitance des données que vous acceptez en vous abonnant.

• ekyde ne s’en sert jamais pour lui-même : ni statistique nominative, ni prospection, ni revente, ni croisement avec d’autres données.
• Son personnel n’ouvre une fiche d’élève que sur votre demande documentée ou par obligation légale, et cet accès est journalisé.
• Les familles lisent ce que vous tenez sur elles dans leur espace, avec la mention que vous en répondez.
• Pour votre compte, votre fiche publique, les demandes reçues depuis une page publique et votre abonnement, c’est ekyde qui est responsable : voir la politique de confidentialité.

Que puis-je enregistrer sur un élève ?

L’identité et la date de naissance, les contacts (l’adulte lui-même, ou les responsables légaux d’un enfant), une personne à prévenir pour un adulte, le niveau que vous reconnaissez, la licence, les groupes et des notes de 1 000 caractères au plus. Comment créer et tenir une fiche : voir vos élèves.

Que se passe-t-il quand une famille demande l’effacement ?

ekyde vous transmet la demande ; c’est vous qui décidez, et ekyde n’efface jamais une fiche à votre place. Elle apparaît dans « À faire », rubrique « Demandes », sur l’écran « Élèves », et sur la fiche de l’élève, avec le bandeau « Demande d’effacement reçue le … ». Seul le gérant répond ; le secrétariat la voit. Vous la traitez même sans abonnement : c’est un droit de la personne.

Deux réponses sont possibles, et l’écran dit leurs conséquences avant que vous choisissiez :

• Supprimer la fiche : tout ce que vous tenez sur l’élève est effacé (identité, contacts, notes, niveaux, licence, groupes, adresses d’invitation). C’est définitif. Si le lien durait, il prend fin. La famille est prévenue.
• Conserver la fiche : vous indiquez un motif, par exemple une obligation comptable, que la famille lit. Elle peut refaire une demande à partir de 7 jours après votre réponse.

Sans réponse, ekyde vous relance au 20e jour. Si une famille écrit directement à ekyde, il vous transmet sa demande en cinq jours ouvrés au plus, avec copie à la personne, et ne répond pas lui-même sur le fond.

Combien de temps garder une fiche ?

Le contrat de sous-traitance fixe la durée : la fiche d’un élève, avec ses cartes, ses présences et ses pièces reçues, est supprimée 3 ans après sa dernière séance ou la fin du lien. Vous pouvez demander une suppression plus rapide, par écrit, à contact@ekyde.com.

Un cavalier de passage n’a pas de fiche d’élève : ce que sa famille a partagé en réservant (le nom, la date de naissance, la personne à prévenir, les papiers de la venue), ou ce que vous avez noté après un appel, est gardé 3 ans après sa dernière séance chez vous. Vous pouvez l’effacer plus tôt, depuis sa fiche de passage : voir vos élèves.

Quand un lien prend fin, vous gardez la fiche, figée : elle ne se met plus à jour depuis le profil de la famille. Si c’est vous ou la famille qui mettez fin au suivi, elle passe en archive ; si la famille supprime le profil, la fiche reste active, sans lien.