Version rédigée sans relecture juridique. Un professionnel la relira ; toute correction sera publiée comme une nouvelle version, datée, que cette page conserve.
Cette page explique quelles données personnelles ekyde traite, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits. ekyde (l'éditeur du site, identifié dans les mentions légales) est le responsable de traitement de ce qui est décrit ici, sauf là où cette page dit qu'il agit pour le compte d'un établissement ou d'un coach. Pour toute question : contact@ekyde.com.
1. Deux rôles
- ekyde est responsable de traitement de votre compte, de la sécurité du site, des fiches publiques, de la recherche, des demandes et des inscriptions que vous envoyez depuis une page publique, des avis, des signalements, de l'abonnement des établissements et des coachs et des obligations fiscales qui s'y rattachent.
- ekyde est sous-traitant pour les fiches que les établissements et les coachs tiennent sur leurs élèves dans l'outil de gestion (inscriptions, cartes, présences, rattrapages, autorisations parentales, pièces remises). L'établissement ou le coach est alors le responsable de traitement : il décide de ce qu'il y inscrit et pour combien de temps ; ekyde héberge ces fiches pour son compte, selon un contrat de sous-traitance, et ne s'en sert jamais pour lui-même. L'écran de l'élève dit « Données tenues par [établissement] ».
Un cavalier qui est aussi élève voit ces deux espaces séparés.
2. Ce que nous traitons, pourquoi et combien de temps
Votre compte et la sécurité
Adresse de courriel, mot de passe (chiffré, jamais lisible), prénom et nom, téléphone si vous le donnez, connexion avec Google ou Apple si vous la choisissez, double authentification pour les personnes qui gèrent un établissement (en cours de déploiement). Finalité : vous permettre d'agir sur le site et le sécuriser. Base : exécution du contrat ; intérêt légitime pour la sécurité. Durée : tant que le compte existe ; un compte inactif depuis 3 ans est supprimé après un rappel.
Les profils d'enfants
Un parent crée le profil de son enfant : prénom, nom, date de naissance, niveau. Le profil n'a ni identifiant ni adresse de courriel ; il ne sert qu'à inscrire l'enfant. Base : exécution du contrat avec le parent. Durée : celle du compte du parent ; l'accès du parent prend fin aux 18 ans de l'enfant. Une demande d'effacement qui porte sur des données collectées pendant la minorité est traitée sans délai, dans le mois. L'identité d'un mineur n'est jamais visible des autres cavaliers.
Chercher, demander, réserver, vous inscrire
Votre recherche, vos demandes, vos réservations et vos inscriptions faites depuis une page publique : dates, chevaux, participants, messages, téléphone. Finalité : transmettre votre demande à l'établissement ou au coach et la suivre. Base : exécution du contrat. Durée : celle de la transaction, puis les durées légales (jusqu'à 10 ans pour ce qui fonde une écriture comptable, 5 ans pour le reste), après quoi les champs libres sont effacés et les données anonymisées.
Ce que reçoit l'établissement ou le coach. Quand vous lui écrivez, il reçoit ce qui sert à votre demande (identité, coordonnées, dates, participants, messages) et en devient responsable de traitement pour son propre usage ; ses pratiques relèvent de sa propre information.
Les avis et les signalements
Votre avis (texte, note, date de l'expérience, prénom et initiale) est publié après contrôle ; ekyde conserve les avis tant que la fiche existe et au plus 5 ans après leur publication. Un signalement conserve son motif, sa date et la décision prise. Durée : 5 ans pour une décision de modération et ses suites. Base : obligation légale (règlement sur les services numériques) et intérêt légitime.
Suivre un coach
Quand vous cliquez sur « Suivre » sur la page d'un coach, ekyde enregistre votre adresse de courriel et ce choix pour vous prévenir de ses nouveautés. Le coach voit le nombre de ses abonnés, jamais leur identité. Au plus un courriel par coach et par jour ; vous vous désabonnez en un geste depuis chaque courriel. Base : service que vous demandez.
Demander à intervenir dans une écurie
Quand un coach demande à une écurie de l'agréer, il peut joindre un mot de 300 caractères au plus. Ce mot n'est lu que par l'écurie concernée, dans son espace « Coachs extérieurs » : il ne figure ni dans la notification ni dans le courriel qui la prévient, ni sur aucune page publique, et il ne doit contenir ni coordonnées ni lien (un contrôle automatique écarte les formes les plus courantes). Finalité : permettre à l'écurie de décider de la demande. Base : exécution du contrat. Durée : celle de la demande d'agrément, conservée avec la page du coach ; le mot disparaît dès que le coach supprime sa page. Le coach en retrouve une copie dans l'export de ses données. Une fois lu, le mot est aussi connu de l'écurie, qui en est responsable de traitement pour son propre usage.
Les établissements et les coachs abonnés
Identité, numéro SIREN, adresse, médiateur de la consommation, coordonnées de l'équipe, factures. Pour une personne physique, des informations fiscales (numéro d'identification fiscale, date de naissance) que la loi impose de déclarer chaque année à l'administration (déclaration DAC7, directive européenne 2021/514), ainsi que les vérifications de carte professionnelle d'un coach. Durée : 10 ans pour les factures ; 10 ans pour les données de la déclaration fiscale ; la durée de la page plus un an pour la vérification d'une carte ; l'acceptation des conditions, 5 ans après la fin de l'abonnement. Un brouillon que personne n'ouvre pendant 12 mois est effacé après deux rappels. Base : exécution du contrat et obligations légales.
Les journaux techniques
Pour faire fonctionner et protéger le site, notre hébergeur et nos outils tiennent des journaux (adresses IP, pages demandées, erreurs). Durée : 6 mois au plus. Base : intérêt légitime. Ils ne servent à aucune statistique nominative.
3. Aucune donnée de santé
ekyde n'a aucun champ pour des informations de santé et n'en veut pas : n'écrivez dans aucun champ libre d'allergie, de traitement, de handicap ni d'état de santé, pour vous ou pour un enfant. Dites-le directement à l'encadrant. Les pièces médicales ne sont jamais téléversées sur ekyde ; l'établissement coche seulement qu'il les a reçues.
4. Les données d'un tiers
Quand vous nous donnez les coordonnées d'une autre personne (contact d'urgence, personne autorisée à venir chercher un enfant, adulte qui accompagne un mineur), prévenez-la : ces coordonnées servent seulement à la joindre pour la raison indiquée et sont effacées avec la réservation ou l'inscription.
5. Cartes et recherche « Autour de moi »
Les fonds de carte et les itinéraires sont fournis par le service public de l'Institut national de l'information géographique et forestière (IGN) : votre navigateur lui demande les tuiles de la zone affichée, ce qui lui révèle votre adresse IP et la zone consultée. Pour une adresse privée saisie dans votre espace, ekyde interroge le service public de géocodage de l'IGN et la Base adresse nationale ; la position approximative est ensuite montrée au public, jamais l'adresse exacte d'un particulier.
Recherche « Autour de moi »
Si vous cliquez sur « Autour de moi », nous cherchons la commune la plus proche de vous, pour l'utiliser comme destination de votre recherche. Rien ne se passe avant ce clic.
Votre navigateur vous demande alors l'autorisation de nous indiquer où vous êtes, sauf si vous la lui avez déjà donnée. Vous pouvez refuser : tapez simplement votre commune, le résultat est le même. Pour vous situer, votre navigateur peut consulter le service de localisation de son éditeur (Google, Apple ou Microsoft, par exemple), selon les règles de cet éditeur.
Si vous acceptez, votre position exacte reste sur votre appareil : nous n'en recevons qu'une zone d'environ 10 km, qui nous sert à vous envoyer les communes voisines, et votre navigateur choisit la plus proche. Nous ne conservons pas cette zone : elle n'est enregistrée ni dans notre base de données, ni dans nos journaux, ni dans votre navigateur, et elle n'est reliée ni à votre compte ni à vos recherches.
La commune trouvée est ensuite traitée comme une commune que vous auriez tapée : elle apparaît dans l'adresse de la page de résultats et, comme toute adresse de page, elle est enregistrée avec votre adresse IP dans les journaux techniques décrits plus haut.
Nous le faisons au titre de notre intérêt légitime : vous permettre, quand vous le demandez, de voir les établissements proches de vous sans avoir à taper votre commune. Vous pouvez vous y opposer à tout moment : n'utilisez pas « Autour de moi », refusez la demande de votre navigateur, ou retirez-lui l'autorisation dans ses réglages.
6. Cookies et traceurs
ekyde n'emploie aucun traceur publicitaire ni de mesure d'audience et ne vous montre donc aucun bandeau. Seuls sont déposés les cookies nécessaires au fonctionnement du site : celui de votre session de connexion, celui qui protège vos formulaires et, si vous avez une activité sur ekyde (une écurie ou une page de coach), celui qui retient si vous étiez côté cavalier ou côté pro, pour rouvrir le site du bon côté à votre retour, et celui qui retient la vue choisie dans votre agenda (jour, semaine, mois ou année), pour le rouvrir de la même façon. Ces deux derniers ne contiennent aucune information sur vous ; ils s'effacent à la déconnexion et, au plus tard, au bout de six mois. Si nous devions un jour mesurer l'audience, nous le ferions sans cookie ni identifiant, et nous vous le dirions ici avant.
7. Courriels
- Courriels de service (demandes, confirmations, rappels, sécurité, factures) : ils sont nécessaires au service.
- Courriels d'un coach que vous suivez : voir plus haut.
- Message de votre écurie : quand le gérant d'une écurie qui donne aussi cours en son nom le décide, l'écurie peut, une seule fois, vous présenter sa page de coach. ekyde l'affiche dans votre espace pour le compte de l'écurie, sans courriel. Vous le recevez si votre compte est lié à l'écurie, si vous n'avez pas éteint ses nouveautés et si vous ne suivez pas déjà ce coach ; l'écurie ne sait pas qui l'a lu, et suivre ce coach reste votre choix. Vous pouvez éteindre les nouveautés d'une écurie dans « Mon écurie ».
- Lettre d'information : seulement si vous cochez la case prévue, distincte de l'acceptation des conditions ; jamais pour un profil d'enfant.
- Prospection d'ekyde vers des établissements ou des coachs : par courriel professionnel, sur un sujet lié à leur métier, avec l'identité d'ekyde et un lien d'opposition ; jamais à partir des fiches d'élèves, des abonnés d'un coach ou des demandes.
- ekyde n'envoie aucun SMS.
8. Prestataires et transferts hors de l'Union européenne
ekyde fait appel à des prestataires pour héberger le site, stocker les données et les fichiers, envoyer les courriels, suivre les erreurs, encaisser l'abonnement des établissements et des coachs et fournir les cartes. La liste à jour figure sur la page Sous-traitants ultérieurs. Nous privilégions des hébergements situés dans l'Union européenne ; certains prestataires relèvent toutefois d'un droit hors de l'Union, ce que la page des sous-traitants précise. Le paiement des cavaliers ne passe jamais par ekyde.
9. Sécurité
Un identifiant par personne, des mots de passe chiffrés, une double authentification que nous déployons pour les personnes qui gèrent un établissement, un cloisonnement des données de chaque établissement, un accès du personnel d'ekyde aux données d'un établissement limité à une mission documentée et journalisé, et une procédure de réponse aux incidents. Si une violation de données vous concerne, ekyde en informe l'autorité de contrôle dans les 72 heures lorsqu'il est responsable, et alerte sans retard l'établissement ou le coach concerné lorsqu'il agit pour son compte. Quand vous choisissez un mot de passe, ekyde vérifie qu'il ne figure pas dans une fuite de données connue : seuls les cinq premiers caractères de son empreinte sont envoyés au service Have I Been Pwned, jamais le mot de passe lui-même, ni votre adresse, ni rien qui permette de vous reconnaître. Un mot de passe compromis est refusé.
10. Vos droits
Vous pouvez accéder à vos données, les corriger, les faire effacer, en demander une copie, vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou demander sa limitation. Depuis « Mon compte », vous pouvez exporter vos données et fermer votre compte. Vous pouvez aussi écrire à contact@ekyde.com : ekyde répond dans un délai d'un mois.
Pour les données qu'un établissement ou un coach tient sur vous en tant qu'élève, c'est lui le responsable : adressez-lui votre demande ; si vous nous l'adressez, nous la lui transmettons sous cinq jours ouvrés, avec copie à vous. Fermer votre compte ne supprime pas ces fiches ; l'écran de fermeture vous le dit.
Après votre décès
La loi vous permet de décider du sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés). Chez ekyde :
- Vous pouvez désigner une personne. Écrivez-nous à contact@ekyde.com en nous disant qui vous chargez d'exécuter vos directives (son nom et un moyen de la joindre) et ce que vous souhaitez pour vos données. Nous l'enregistrons et vous le confirmons par écrit ; vous pouvez le modifier ou le retirer de la même façon. Accepter les conditions d'utilisation ne vaut jamais désignation : il faut un message de votre part.
- Sans désignation, un proche, un héritier ou un notaire nous écrit à la même adresse, avec l'acte de décès et un justificatif de sa qualité d'héritier ou le courrier du notaire. Nous consultons ces pièces sans les conserver : nous ne gardons que le fait qu'elles ont été vues et leur nature.
- Nous clôturons le compte, et nous n'en donnons jamais l'accès : ni mot de passe, ni connexion, à personne. Les documents utiles à la succession (reçus, montants payés et à reverser) sont remis sans frais. Les avis déjà publiés restent affichés sous « Ancien membre », sans votre nom.
- Les fiches qu'un établissement ou un coach tient sur vous en tant qu'élève ne sont pas à nous : leur sort relève de lui, comme de votre vivant.
Vous pouvez enfin adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, www.cnil.fr).
11. Modifier cette politique
Nous publions chaque version datée de cette politique ; les précédentes restent consultables à la fin de cette page. Nous vous prévenons par courriel d'un changement important avant son entrée en vigueur.