Accueillir des chevaux de passage : préparer l’arrivée et le départ

En bref

Un cheval de passage ne connaît ni votre lieu ni votre équipe, et son cavalier arrive souvent après une longue route. Ce qui rend l’accueil facile se prépare avant : une offre qui dit exactement ce qu’elle comprend, une arrivée organisée (qui accueille, où décharger, où mettre le cheval), les consignes lues la veille, et un départ réglé sans discussion. Chaque point ci-dessous se prépare à l’avance.

Avant l’arrivée

• Une offre sans zone d’ombre : le type d’hébergement, ce qui est compris (foin, eau, litière pour un box), ce qui est en supplément, les fenêtres d’arrivée et de départ, les documents demandés. Ce qui est écrit ne se discute plus à l’arrivée. Voir créer une offre.
• Un guide d’arrivée rempli : « Ma fiche », onglet « Guide d’arrivée » : qui appeler, l’adresse, ce que le cavalier lit la veille de son arrivée (portail, code, où se garer). Les cavaliers le reçoivent après la confirmation, jamais avant.
• Les consignes lues la veille : sur « Aujourd’hui », sous chaque arrivée, « Consignes : oui » mène à ce que le cavalier a écrit pour son cheval. Imprimez la fiche de box. Voir les consignes et la vaccination.
• Le box ou le paddock prêt : la litière, l’eau, le foin, le portail. Un box prêt avant l’arrivée évite de faire attendre le cavalier et son cheval.
• Dites si les chevaux de passage sont séparés des résidents : c’est une déclaration de votre fiche.

Le jour de l’arrivée

1. Accueillez à l’heure convenue : nommez la personne qui reçoit, et sachez qui a le numéro du cavalier.
2. Dites où décharger et où garer le véhicule avant que le cavalier ne manœuvre.
3. Regardez le document d’identification du cheval : le cavalier le présente en original. ekyde ne le contrôle pas : sur ekyde, un document reçu est « Transmis », pas contrôlé ; c’est à vous de le regarder.
4. Recevez la fiche d’information et les consignes, montrez le box ou le paddock, l’eau, le foin, les horaires.
5. Enregistrez l’arrivée dans le séjour : « Confirmer l’arrivée ».

Pendant le séjour

• Un contact joignable : le cavalier lit votre contact dans son séjour, il n’y a pas de messagerie dans ekyde.
• Une heure différente : si le cavalier propose d’arriver à une autre heure, vous l’acceptez ou la refusez depuis le séjour.
• Un problème : signalez-le dans le séjour pour qu’il soit suivi. Voir arrivée, départ et imprévus.

Le départ

Rappelez l’heure de départ de la fenêtre, faites la liste de ce que le cavalier avait apporté et de ce qu’il repart avec, puis réglez directement avec lui, selon vos conditions et vos moyens de paiement. « Enregistrer le départ » consigne le départ dans le séjour.

Ma liste de chevaux de passage

Ce que dit ekyde

Sur ekyde, vous décidez de chaque demande avant l’échéance affichée : accepter confirme la réservation, et le cavalier vous règle directement, selon vos conditions. ekyde n’encaisse rien et ne prend aucune commission sur ces nuits : l’abonnement est le seul tarif. Les obligations réglementaires d’un lieu qui reçoit des équidés ne sont pas traitées ici : renseignez-vous auprès de l’IFCE. Voir répondre à une demande d’hébergement.

Pour aller plus loin

• Créer une offre d’hébergement
• Publier votre fiche
• Le registre des arrivées et départs

Ces informations ne remplacent pas l’avis d’un professionnel qui connaît vos installations.