Registre des arrivées et départs, et agenda dans votre téléphone

À quoi sert le registre des arrivées et départs ?

À compléter votre propre registre d’élevage : ekyde extrait, pour une période, les chevaux venus chez vous par son intermédiaire. L’extrait ne remplace pas votre registre : il ne contient ni les autres équidés présents ni les soins, et l’écran le dit.

• Une ligne par cheval et par séjour : les réservations de nuits confirmées, nuits d’un stage comprises. Sont exclus les séjours annulés avant l’arrivée, les absences déclarées et les arrivées refusées. Les pensions n’y figurent pas : leurs dates réelles se règlent hors d’ekyde.
• L’entrée est le jour d’arrivée déclaré, à défaut le jour prévu, alors marqué « prévue » ; la sortie suit la même règle. Un cheval encore présent à la fin de la période a une sortie vide.
• Les numéros d’identification, le propriétaire, la provenance et la destination viennent de ce que les cavaliers ont renseigné : tout est facultatif, et l’écran compte les chevaux sans numéro.

Où le trouver, et qui peut l’ouvrir ?

Dans « Séjours », sous « Outils de l’établissement » : « Registre des arrivées et départs ». Seuls le gérant et le secrétariat l’ouvrent. Chaque téléchargement est journalisé, sans son contenu.

Comment télécharger l’extrait ?

Sur l’écran « Arrivées et départs pour votre registre », choisissez la période : « Trimestre précédent » (proposé d’abord), « Ce trimestre », « Cette année » ou une période de votre choix (366 jours au plus). Vous pouvez saisir votre numéro de lieu de détention : il figure en tête de l’extrait, et reste privé.

• « Télécharger le tableau » donne un fichier CSV (séparateur « ; », dates JJ/MM/AAAA) que vous ouvrez dans un tableur.
• « Version à imprimer » donne un tableau paginé, avec le nom de l’établissement, la période et la date de production.
• Un aperçu montre les premières lignes. Sans cheval sur la période : « Aucun cheval venu par ekyde sur cette période. »
• Le premier jour de chaque trimestre, ekyde prévient le gérant et le secrétariat que l’extrait est prêt, si au moins un cheval est venu.

Comment mettre mes arrivées et départs dans l’agenda de mon téléphone ?

Dans « Séjours », « Mon agenda dans mon téléphone », puis « Créer mon lien d’agenda ». Le lien est personnel : ne le partagez pas.

• Il s’affiche une seule fois, avec « Copier le lien ». Dans Google Agenda sur ordinateur : Autres agendas, +, À partir de l’URL, puis collez le lien. Pour l’iPhone ou Outlook, un bouton ajoute l’agenda directement.
• Ce que l’agenda contient dépend de votre rôle : le gérant et le secrétariat voient les arrivées et départs, les stages et événements et les locations ; le soigneur, les arrivées et départs ; un moniteur, les cours et stages où il est nommé.
• Les événements ne portent ni nom de personne ni nom de cheval, ni téléphone, adresse ou consigne : un titre comme « Arrivée · 2 chevaux · Box », et le lien vers ekyde, où la connexion est exigée.
• Google peut mettre jusqu’à 24 heures à afficher un changement : ekyde reste la référence, une annulation s’y voit tout de suite.

Comment changer ou supprimer mon lien ?

« Créer un nouveau lien » remplace l’ancien, qui cesse de fonctionner. « Supprimer ce lien » coupe l’agenda. Vous voyez la date de création et la dernière lecture.

• Le lien disparaît aussi quand vous quittez l’équipe, quand votre compte est fermé, quand l’établissement est archivé et après 90 jours sans lecture.
• Un e-mail vous prévient à la création d’un lien : si ce n’est pas vous, supprimez-le.
• Le gérant voit, dans « Les agendas de l’équipe », qui a un lien (nom, rôle, création, dernière lecture), jamais l’adresse, et peut en supprimer un.
• L’agenda est copié chez le fournisseur que vous choisissez : ne l’utilisez que sur un agenda personnel dont vous maîtrisez l’accès.