Votre équipe : inviter, choisir un rôle, retirer un membre

Qui peut faire partie de mon équipe ?

Votre établissement a un seul gérant, qui est vous : on ne l’invite pas dans l’équipe. Vous invitez ensuite des membres, chacun avec son propre compte ekyde : personne ne se connecte avec le vôtre. Ajouter des membres ne change pas le prix de l’abonnement : voir votre abonnement.

Cinq rôles existent, décrits à l’invité avant qu’il accepte :

• Secrétariat : tient les fiches des élèves, les inscriptions, les demandes et le planning. Ne gère ni l’équipe ni l’abonnement.
• Moniteur : voit ses séances et leurs participants, et fait l’appel.
• Coach intervenant : enseignant extérieur qui donne ses cours chez vous ; il voit et gère ses seuls cours.
• Soigneur : suit les arrivées et départs, les consignes des chevaux et la cavalerie. Ne voit aucune donnée de cavalier.
• Encadrant en formation : stagiaire, apprenti ou animateur ; fait l’appel des séances où il est nommé avec un enseignant, jamais seul.

Comment inviter un membre ?

Ouvrez « Équipe » dans votre espace, puis « Inviter un membre » en haut de la page.

1. Saisissez l’adresse e-mail et choisissez le rôle

   chaque rôle est décrit en une phrase, et l’écran dit ce que la personne pourra et ne pourra pas faire avant l’envoi.

2. Indiquez son diplôme ou sa formation, pour les rôles qui enseignent

   moniteur, coach intervenant, encadrant en formation ; 120 caractères au plus. L’écran le présente comme déclaré par votre établissement.

3. Envoyez

   la personne reçoit un e-mail.

L’invité se connecte avec son propre compte, ou en crée un avec l’adresse invitée puis rouvre le lien de l’e-mail. Il lit le nom de votre établissement, son rôle et ce que ce rôle permet, puis accepte ou refuse.

• L’invitation vaut 7 jours. Dans la liste « Équipe », elle apparaît avec une adresse masquée et sa date limite ; vous pouvez la renvoyer (trois renvois au plus) ou l’annuler.
• Un même compte peut tenir deux rôles chez vous : « Ajouter un rôle », sur la fiche du membre, envoie une invitation de plus à la même adresse. Il a alors les droits des deux rôles.

Qui fait quoi ?

« Qui fait quoi », une ligne sous la liste de l’équipe, est ouvert à toute l’équipe : un tableau des gestes par rôle (sur téléphone, un bloc par geste). Les rôles ont des droits fixes : on ne les règle pas personne par personne.

• Le gérant seul gère l’équipe, l’abonnement et la publication de la fiche.
• Les lignes reprennent les gestes du métier : fiches des élèves, cartes et forfaits, appel, montoir, annulation d’une séance, création de reprises et de stages, équidé de club indisponible, arrivées et départs des chevaux, fiche de l’établissement, équipe, abonnement.
• Chaque cellule répond « Oui », « Non », ou précise l’étendue : « Ses séances », « Avec un enseignant », « Du jour et du lendemain ».

Comment changer le rôle d’un membre ou le retirer ?

Dans « Équipe », ouvrez le membre puis « Gérer ». Seul le gérant le fait.

• Changer de rôle : le nouveau rôle commence tout de suite, sans nouvelle invitation ; l’ancien prend fin.
• Ajouter un rôle : voir plus haut.
• Diplôme ou formation : il se corrige sur la même page, pour les rôles qui enseignent.
• Retirer de l’équipe : l’effet est immédiat, la personne perd l’accès à votre établissement et ses actions passées restent tracées.

Que voit un membre, et comment quitte-t-il l’équipe ?

Un membre lit « Votre équipe » : le prénom, l’initiale du nom et le rôle de chacun, jamais une adresse ni un téléphone. « Mon rôle » lui dit ce que son rôle permet et ne permet pas.

• Un réglage lui permet d’afficher ou non son prénom et l’initiale de son nom sur les pages publiques des cours qu’il encadre ; il est désactivé au départ. Aucune page publique ne montre encore les membres de l’équipe : ce réglage ne change rien pour l’instant.
• « Quitter l’équipe » est immédiat : il perd l’accès à votre établissement, son compte et ses autres espaces ne changent pas.
• Si un membre ferme son compte, ses rôles prennent fin dans tous les établissements.