Créer un séjour avec activité : randonnée, stage, vacances à cheval

Qu’est-ce qu’un séjour avec activité ?

Un produit de votre établissement qui réunit le couchage des cavaliers et une activité équestre sur plusieurs jours : randonnée itinérante, randonnée en étoile, stage avec hébergement, séjour découverte ou vacances avec son cheval.

• Un stage sans couchage du cavalier reste un stage, même avec le box des nuits : voir gérer vos stages.
• Vous êtes l’organisateur et le vendeur : la page publique dit « Séjour organisé et vendu par » votre nom légal. ekyde publie le séjour et transmet les inscriptions ; il n’encaisse rien.

Comment créer un séjour ?

Dans « Ma fiche », carte « Séjours avec activité », puis « Créer un séjour » : vous choisissez « Quel séjour ? » et le titre. La page du séjour se remplit ensuite par sections.

• Le séjour : titre, sorte, discipline, description, encadrant et sa qualification déclarée, transport des bagages pour une randonnée itinérante, et un numéro d’immatriculation, facultatif.
• Programme : un jour après l’autre, avec le lieu du jour, les heures à cheval et ce qui se passe.
• Participants et cheval : niveau minimal et maximal, âge minimal (de 6 à 18 ans), cheval fourni (avec le poids maximal du cavalier) ou avec le cheval du cavalier (et l’offre de nuits sur laquelle le box de chaque cheval est demandé), accompagnants, casque prêté.
• Couchage et repas : où dorment les cavaliers (sur place, ou ailleurs en texte) et les repas.
• Prix : par cavalier, et par accompagnant non cavalier ; ce qui est compris et ce qui ne l’est pas.
• Conditions : la politique d’annulation, le moment du solde, une somme d’avance facultative. Tout se règle directement avec vous : rien ne se paie sur ekyde.

Comment ajouter des départs ?

Dans « Départs », « Ajouter un départ » : le premier et le dernier jour, le nombre de places et le minimum d’inscrits pour que le départ ait lieu.

• Un départ affiche son état en toutes lettres : « Places disponibles », « Dernières places », « Complet », « Départ confirmé », « Annulé » ou « Terminé ». « Complet » et « Départ confirmé » se calculent : ils ne s’écrivent pas.
• Si le minimum n’est pas atteint, « Annuler ce départ » avertit tous les inscrits par votre message et annule les nuits liées. ekyde ne promet aucun remboursement.

Que faire du couchage de vos offres ?

Pour un départ qui se loge sur place, vous choisissez, à la publication : « Mettre de côté » des unités d’une de vos offres de couchage, qui ne sont plus proposées aux autres cavaliers sur les nuits du départ, ou « Je n’utilise pas ces couchages pour d’autres cavaliers ».

• Le choix est exigé : ekyde ne le présume pas.
• Si vous annulez le départ, vous pouvez « Rendre à la vente » ce qui avait été mis de côté.
• Un départ ne peut pas mettre de côté plus d’unités qu’il n’en reste de libres.

Comment publier le séjour ?

La page du séjour, section « Publication », liste ce qu’il reste à faire : la fiche publiée, l’abonnement actif, la description, au moins un jour de programme, le prix par cavalier, l’encadrant, la politique d’annulation, le moment du solde, le poids maximal (cheval fourni), le prix par accompagnant, l’offre de nuits (avec son cheval) et au moins un départ ouvert.

• Avant la première publication, ekyde affiche un avertissement : un séjour qui réunit couchage et activité peut relever, selon la loi, de la réglementation des forfaits touristiques, et celui qui le vend peut avoir des obligations. Vous le lisez, puis « J’ai lu, publier le séjour ». Rien ne vous bloque, et ekyde ne contrôle pas votre situation : renseignez-vous sur vos obligations.
• Le cavalier lit, lui aussi, un avertissement sur la page du séjour et dans son récapitulatif.
• « Mettre en pause » retire le séjour de la vue ; « Archiver le séjour » le retire pour de bon.

Comment répondre à une inscription ?

Depuis la section « Départs », « Voir les inscriptions ». Chaque inscription réunit une famille ou un groupe : les cavaliers, leurs chevaux et les accompagnants. Vous répondez 72 heures au plus après l’envoi, jamais au-delà de la veille du premier jour à 12 h.

• « J’accepte l’inscription » est un seul geste, tout ou rien : il retient les places du départ pour tous les participants et accepte avec elle les nuits des chevaux. Si une place manque, l’inscription ne peut qu’être refusée.
• « Refuser » demande un motif, que le participant lit. Une inscription acceptée peut être annulée avec un motif ; le participant est prévenu.
• Un mineur participe avec l’un de ses parents, inscrit dans la même demande ; le casque est obligatoire pour les mineurs.
• Sans réponse à l’échéance, la demande expire.