Gérer vos stages et événements sur ekyde

Comment publier un stage ?

Depuis l’onglet « Stages et événements » de « Cours et stages » : vous créez l’activité, vous la préparez en brouillon, puis vous la publiez.

• Un brouillon se prépare sans abonnement ; publier exige un abonnement en cours et une fiche publiée.
• « Avant de publier » liste ce qui manque : au moins une journée à venir, un groupe, une formule avec ses journées, et les places de chaque journée et de chaque groupe.
• Vous écrivez vos conditions : acompte, solde et annulation. Aucun paiement ne passe par ekyde : la famille vous règle directement.
• Une activité ne se supprime jamais ; vous pouvez l’annuler, la fermer aux inscriptions, l’archiver ou la dupliquer (les journées sont décalées, rien des inscriptions n’est repris).

Comment décider d’une demande ?

Dans « Demandes », sur chaque demande : accepter, ou refuser avec un motif choisi dans une liste.

• Accepter engage les places pour toute la demande, tout ou rien, avec la place d’un éventuel box à la journée.
• Une demande ne retient aucune place tant que vous n’avez pas accepté : les places sont contrôlées à nouveau à l’acceptation.
• Le délai de réponse est le même pour tous les établissements : trois jours au plus, et jamais au-delà de la veille du premier jour à 12 h.

Comment fonctionne la liste d’attente ?

Les demandes sont classées dans l’ordre d’envoi : celles qui tiennent dans les places sont « à décider », les suivantes attendent avec leur rang.

• Une place libérée passe la première demande en attente « à décider ». Elle n’est jamais acceptée d’office : vous gardez le dernier mot.
• Les familles ne voient jamais le nombre de places, seulement un état : « Places disponibles », « Dernières places » (2 ou moins) ou « Complet — liste d’attente ». Les nombres restent dans votre espace.

Dois-je exiger la licence fédérale ?

C’est à vous de cocher la case, stage par stage : le numéro et la saison sont alors obligatoires dans la demande, et vous les contrôlez. ekyde ne les vérifie pas.

Comment suivre l’acompte ?

Après l’acceptation, vous proposez ou confirmez une date limite pour l’acompte : la famille la lit dans son inscription (« Acompte attendu »), avec les moyens de paiement de vos conditions. Vous notez la réception quand vous l’avez ; ekyde ne le recueille pas.

Annuler une journée, annuler le stage, fermer les inscriptions

Dans « Autres gestes » de la page de l’activité : annuler une journée ou le stage (avec un motif et un message aux familles), fermer ou rouvrir les inscriptions.

• Les places et les boxes sont rendus, et les familles concernées sont prévenues.
• Vous fixez un minimum de participants et décidez, à la date limite, de maintenir ou d’annuler le stage.
• Annuler reste possible sans abonnement.

Que se passe-t-il si mon abonnement s’arrête ?

Vos stages publiés repassent en brouillon et leurs demandes en attente sont closes ; les inscriptions déjà acceptées sont maintenues. Vous gardez vos brouillons et lisez vos listes et vos demandes ; publier, accepter et refuser sont refusés. Voir votre abonnement.