Portes ouvertes au centre équestre : les préparer pas à pas

En bref

Une journée portes ouvertes sert à faire entrer dans votre écurie des familles qui ne vous connaissent pas, puis à leur donner une raison de revenir. Elle se prépare en six semaines : une date et un but, un programme court que votre équipe peut tenir, une affiche qui dit l’essentiel, un accueil organisé, et une suite donnée dès le lendemain. Ce conseil donne le calendrier et la liste ; il ne traite ni de l’encadrement ni de l’assurance, à voir avec votre assureur avant d’annoncer quoi que ce soit.

Choisir la date et le but

• Un seul but. Remplir vos reprises de la rentrée, faire découvrir une activité nouvelle, présenter votre pension : le but décide du programme, de l’affiche et de ce que vous proposez aux visiteurs en partant.
• Une date qui sert ce but. Pour des inscriptions à l’année, une journée avant la rentrée ou dans ses premières semaines, quand les familles choisissent les activités de l’année. Pour des stages, quelques semaines avant les vacances.
• Une demi-journée suffit souvent. Trois heures bien tenues valent mieux qu’une journée entière où l’équipe s’épuise.

Le calendrier, de six semaines avant au lendemain

1. Six semaines avant : fixez la date, les horaires et le but. Prévenez votre assureur de ce que vous prévoyez. Répartissez les rôles : qui accueille, qui présente la cavalerie, qui tient la table des inscriptions.
2. Quatre semaines avant : écrivez le programme, heure par heure. Préparez l’affiche et la page de l’événement.
3. Trois semaines avant : diffusez. Vos cavaliers d’abord, puis les lieux que fréquentent les familles de votre commune.
4. La semaine d’avant : relancez, vérifiez le fléchage depuis la route, le stationnement, les lieux fermés au public, la table d’accueil.
5. Le jour même : une personne à l’entrée, du début à la fin. Notez le prénom et le téléphone des familles qui veulent être rappelées, avec leur accord.
6. Le lendemain et la semaine suivante : rappelez-les, et proposez une date précise : une séance d’essai, un stage, une visite.

Un programme court, que l’équipe peut tenir

• Une visite guidée des écuries, à heures fixes : les familles voient où vivent les poneys et les chevaux, et qui s’en occupe.
• Une démonstration par vos cavaliers : une reprise, un jeu à poney, une discipline que vous enseignez.
• Un premier contact avec un poney ou un cheval, dans le cadre que votre assureur et vos enseignants ont fixé.
• La rencontre avec les enseignants : c’est à eux que les parents posent leurs questions.
• Une table des inscriptions, avec vos horaires, vos tarifs et les places de chaque reprise sous les yeux.

Faire venir les familles

L’affiche dit cinq choses, lisibles de loin : « Portes ouvertes », la date et les horaires, l’adresse, ce qu’on y fait, et comment vous joindre. Dites aussi si l’entrée est libre. Rien de plus : le détail du programme a sa place sur la page de l’événement, dont l’affiche donne l’adresse.

• Vos cavaliers et leurs familles sont vos premiers relais : donnez-leur l’affiche et l’adresse de la page à partager.
• Les lieux de la commune où passent les familles : demandez l’accord de chacun avant d’afficher.
• Votre fiche et vos pages en ligne : la date doit s’y lire dès que vous l’annoncez.

Après la journée

Rappelez chaque famille qui a laissé ses coordonnées, dans la semaine. Proposez une date et un geste simple : une séance d’essai, l’inscription à une reprise, un stage des vacances. Notez ce qui a manqué pendant la journée tant que vous vous en souvenez : la liste servira l’an prochain.

Ma liste de portes ouvertes

Ce que dit ekyde

Sur ekyde, des portes ouvertes sont un événement de votre établissement. Vous le créez depuis « Cours et stages », onglet « Stages et événements », en choisissant « Événement » : portes ouvertes, fête, spectacle, démonstration, baptêmes. Il se prépare en brouillon, sans abonnement ; le publier exige un abonnement en cours et une fiche publiée. Une fois publié, il se lit sur votre fiche, sous « Les prochaines dates ». Aucun paiement ne passe par ekyde.

Pour aller plus loin

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Ces informations ne remplacent pas l’avis de votre assureur ni celui d’un professionnel qui connaît vos installations.